La firma electrónica o certificado digital es un documento emitido por un organismo oficial y que facilita la identificación a efectos legales cuando se opera a través de internet. Si es especialmente útil para cualquier ciudadano medio, lo es todavía más cuando se trata de responsables de pymes y autónomos. Porque es bastante común que estos profesionales tengan que realizar trámites ante organismos oficiales como Hacienda o la Seguridad Social.
Al contar con certificado digital, estas gestiones pueden realizarse online a través de la Sede Electrónica de la Administración en cuestión, en cualquier momento y a cualquier hora. Esto supone una gran ventaja para alguien que trabaja por su cuenta y gestiona su propio negocio, ya que evita desplazamientos y permite un gran ahorro de tiempo. Y ya sabes qué, cuando eres dueño de un negocio, todo aquello que te aporte tranquilidad es un gran lujo del que no deberías prescindir.
Cómo solicitar la firma electrónica
La autoridad de certificación competente es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), así que lo primero que debes hacer es acceder a su página web. Puede dar problemas de incompatibilidad con algunos navegadores, pero si entras con Mozilla Firefox todo debería ir bien.
Una vez en la web dirígete a «Obtener Certificados Electrónicos» y elige qué firma electrónica es la que te interesa:
- Certificado para persona física: a él puede acceder cualquiera que tenga un DNI o un NIE, ya sea para fines particulares o para trámites propios del trabajo por cuenta propia. Es decir, que si eres autónomo, esta es la modalidad de firma que debes elegir.
- Certificado de representante: vincula los datos de una persona física con los de una persona jurídica. Permitiendo que la primera actúe como representante de la segunda a efectos legales. Por tanto, si tienes una pyme, es este el certificado que debes pedir.
Firma electrónica para el autónomo
En el caso de los particulares, la obtención del certificado digital es algo más sencillo. Tras elegir la opción de «certificado para persona física» hay que pulsar sobre «Obtener Certificado Software». En la siguiente pantalla se te mostrarán instrucciones sobre los pasos a seguir y el software que debes instalar.
Una vez indicados tus datos, vas a recibir por correo electrónico un Código de Solicitud. Guárdalo bien, puesto que es el que te van a pedir para acreditar tu identidad y más adelante para descargar el certificado digital.
Con ese código debes presentarte en alguna de las Oficinas de Acreditación de Identidad. Acude con tu DNI y tendrás el trámite listo en unos minutos. Luego solo te queda descargar tu certificado digital en tu ordenador, y ya podrás empezar a usarlo.
Si cuentas con un DNI electrónico y haces la gestión a través de él, te ahorras el paso de tener que acudir personalmente a la oficina para identificarte. Eso sí, para poder utilizarlo necesitas un lector de tarjetas compatible.
Dado que puede ocurrir que tengas que formatear tu ordenador. Si no quieres repetir todo el trámite, asegúrate de hacer una copia de seguridad de tu certificado, así podrás recuperarlo rápidamente.
Certificado digital para pymes
Cuando se trata de obtener una firma digital que acredite la identidad del representante de una persona jurídica, el trámite es un poco diferente.
Lo primero es elegir si necesitas un certificado para administrador único o solidario o un certificado para persona jurídica. La principal diferencia es que el primero es válido para hacer trámites con las Administraciones Públicas y para contratar bienes y servicios, mientras que el segundo solo se emite a efectos de hacer trámites con las Administraciones Públicas y sus organismos dependientes. Tratándose de una pyme, normalmente se suele escoger el certificado de representante de persona jurídica.
El desarrollo del proceso en la web de la FNMT es muy similar al que hemos expuesto antes. Debes señalar tu identidad y esperar a recibir en tu correo electrónico el Código de Solicitud, una vez que lo tengas en tu poder puedes acudir a una Oficina de Acreditación de Identidad.
En estos casos cabe la posibilidad de acreditación online para las entidades con NIF A, B, C, y D. El representante debe acreditar su identidad a través de su firma electrónica personal y aportar un certificado electrónico del Registro Mercantil que contenga los datos de constitución y personalidad jurídica de la sociedad. Siendo imprescindible que este documento no tenga una antigüedad superior a 15 días.
Otra opción es presentar un certificado del Registro Mercantil que haga referencia al nombramiento del representante y la vigencia de su cargo. Como en el caso anterior, es imprescindible que ese documento no haya sido expedido hace más de 15 días.
Una vez realizada la acreditación de la identidad, presencial u online, en un plazo aproximado de una hora el interesado ya tendrá a su disposición el certificado digital y podrá descargarlo y empezar a utilizarlo.
Obtener la firma electrónica para pymes y autónomos es un proceso sencillo que no lleva más de unos minutos y que, a cambio, puede ahorrar mucho tiempo y preocupaciones. Como también puede ahorrárselo a los profesionales contar con un buen seguro. ¿Podemos ayudarte con él?
