5 claves para tener una base de datos optimizada para tu negocio

Una base de datos optimizada es imprescindible si quieres que la operativa cotidiana de tu empresa sea posible. ¿Quieres saber cómo optimizarla? Aquí te lo explicamos mejor. 

Las 5 claves para tener una base de datos optimizada en tu empresa

Las bases de datos optimizadas son aquellas que proporcionan información útil y que, a su vez, es funcional. Eso sí, para que cumplan con estos objetivos, han de cumplir una serie de condiciones. Las que indicamos son las más importantes:

1. Comprueba que la información sea la correcta

Es obvio que, para que una base de datos sirva, la información tiene que ser la correcta. Y esto implica consultar y comprobar que es así. Muchas veces un teléfono mal puesto, una letra errónea en el correo electrónico o cualquier otro detalle pueden echar por tierra un trabajo de recopilación largo.

En este caso, se utiliza una vía de contacto alternativa para modificar los campos erróneos. Piensa que, si tienes el teléfono bien, pero no tienes el correo correctamente, no podrás utilizar ese canal. Lo ideal es que actúes en cuanto veas algún tipo de anomalía, como un móvil no reconocido o un correo devuelto.

Este primer paso, que se hace sobre la marcha, será muy útil por muchas razones. Por ese motivo, no está de más que lo tengas presente. 

2. Centraliza la obtención y el almacenamiento de la información

La centralización es un aspecto fundamental para una base de datos optimizada, y esto ha de cumplirse en la obtención de los mismos y en el almacenamiento.

El proceso de obtención de los datos tiene que hacerse de una forma centralizada. ¿Cómo se consigue esto?Básicamente, mediante el uso de un software ERP en la nube que permita introducir los datos y modificarlos cuando se desee. 

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Ni que decir tiene que, además de obtener los datos, también se pueden almacenar. En consecuencia, este es un punto fundamental para mejorar el día a día.

3. Enriquece los datos siempre que puedas

El enriquecimiento de datos es una de las opciones de poco coste que puede ayudarte a trabajar mejor. En esencia, se trata de introducir nueva información, siempre que sea posible.

Las formas existentes para enriquecer los datos son varias. Por ejemplo, si se tiene una nueva necesidad, puedes enviar un correo para pedir a tus clientes o usuarios que te proporcionen la información que necesitas. En segundo lugar, el enriquecimiento de datos se puede hacer cuando contactes con el cliente por otro motivo, porque puedes confirmar datos. Hay que tener en cuenta que cada dato adicional que puedas tener es información valiosa. 

En definitiva, la opción de enriquecer los datos te permitirá, no solo tener la información al día, sino también ampliarla. Y esto, en tiempos de Big Data, no deja de ser un aspecto definitorio.

4. Elimina la información redundante para una base de datos optimizada

La información redundante, o las repeticiones, es un problema para la base de datos, pero también para la empresa. En primer lugar, porque se ocupa espacio que se podría utilizar para otros campos o personas. Por otra parte, porque enviar un correo por duplicado o repetir una llamada puede suponer un problema de imagen para la compañía.

Las pautas generales que hay que seguir para eliminar la información redundante son dos. Por un lado, revisar con cierta frecuencia la base, mediante búsquedas en los campos, y eliminar cualquier repetición de nombres. En segundo lugar, y si recibimos la queja de un usuario, pedir disculpas y suprimir el campo que sobra. El objetivo es anticiparse siempre que sea posible y, cuando no, dar una respuesta rápida y eficaz.

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La idea, pues, es que la base de datos esté debidamente actualizada y que se elimine la información innecesaria. A la larga, esto es lo mejor para tu empresa en todos los sentidos. 

5. Cerciórate de que el consentimiento de cesión de datos es lícito

El cumplimiento de los principios de consentimiento y finalidad es el más sensible cuando se gestiona una base de datos, especialmente en momentos de transformación digital. No se trata solo de que tengamos el consentimiento, sino de que este sea claro, expreso e inequívoco.

La Ley de Protección de Datos nos obliga a recabar un consentimiento previo a través de un formulario, físico o digital. Recuerda que, si posteriormente quieres utilizar los datos para otra finalidad o quieres recabar nuevos datos, tendrás que enviar de nuevo el formulario. La condición básica es que no tengas un solo dato sin que te hayan dejado tenerlo. En consecuencia, si en el pasado tenías una base de datos no actualizada o consentimiento tácito, tendrás que rehacerla de cero y eliminar los datos que no puedas tener.

Las sanciones por no cumplir con protección de datos son cuantiosas. Por lo tanto, este protocolo tiene que estar bien delimitado a través de tu Delegado de Protección de Datos (DPO).

Conclusión acerca de una base de datos optimizada

El uso de una base de datos optimizada, además de generar valor, te evitará problemas. ¿Quieres contratar un seguro ante las distintas incidencias? En ASSA dispondrás de diferentes opciones interesantes. ¡Contáctanos si quieres saber más!

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